Casi todas las plantas que conocemos programan la producción en hojas de cálculo. No es un error: la hoja de cálculo es flexible, todos la saben usar y permite arrancar en una tarde. El problema aparece cuando la planta crece y la hoja se convierte en el sistema de programación sin que nadie lo haya decidido.
Estas son las señales que revisamos en un diagnóstico para saber si llegó el momento de cambiar.
1. Una sola persona entiende las fórmulas
Si la programación depende de que una persona esté disponible para corregir una fórmula, el riesgo ya no es técnico: es operativo. Las vacaciones o una licencia frenan la planta.
2. Hay más de una versión vigente
Cuando circulan copias por mail o en carpetas compartidas, cada área termina trabajando sobre un plan distinto. El error no se ve hasta que lo programado y lo producido no coinciden.
3. Comparar lo teórico con lo real lleva horas
Si cada semana alguien cruza a mano lo que se programó con lo que se produjo, ese tiempo se puede recuperar. Y lo que es más importante: la comparación puede estar disponible todos los días, no una vez por semana.
4. El histórico no es confiable
Las hojas de cálculo guardan el estado actual, no la historia. Comparar con el mismo mes del año anterior implica buscar archivos viejos y rehacer cálculos que quizás cambiaron.
5. El archivo tarda en abrir
Parece un detalle, pero es el síntoma de que la hoja está haciendo el trabajo de una base de datos.
Cómo hacemos el cambio
El objetivo no es tirar la hoja de cálculo sino llevar su lógica a un lugar más seguro. Trabajamos en tres pasos:
- Relevamos las fórmulas y las documentamos: qué calcula cada una, de dónde sale cada dato y quién lo carga.
- Implementamos esa lógica en un motor de fórmulas configurable dentro de una aplicación web con base de datos, y la probamos contra los resultados de la hoja original.
- Sumamos lo que la hoja no podía hacer bien: teórico vs. real diario, histórico, inventario, usuarios con roles e importación por CSV.
El resultado es la misma forma de programar, con una sola fuente de datos, sin fórmulas que se rompen y con un histórico que se puede consultar en segundos. Y queda instalado en los servidores de la planta.